关于进一步规范公司公文处理工作的通知
各全资及控股企业、项目办，机关各部门:
近年来，集团公司公文处理规范化、制度化和信息化水平不断提高，总体上满足了企业发展和工作开展需要，但仍存在明显不足，特别是一些单位和部门对公文处理的重视程度不够，一些工作人员的公文处理业务能力不强，导致公文质量不高、公文格式不当、文种应用不准现象较为普遍，公文处理流程不严谨、紧急重要文件办理不及时、公文整理归档不规范问题时有发生。
为进一步提高公文质量和办理效率，根据《党政机关公文处理工作条例》、《省交通运输厅公文处理办法（试行）》等有关规定，针对常见问题，现就进一步规范公文处理工作通知如下：
一、规范发文管理
（一）严格公文上报。上行文一律由主要领导签发，并标明签发人，请示件须标注联系人及联系电话。送签前，一般应报请分管领导会签。二级机构主送集团的公文，原则上通过OA系统向集团办公室报送，文种除特殊情形外限于“报告”、“请示”或“意见”，请示件应提前与集团对口职能部门对接。
（二）合理选用文头。集团文头主要分为正式和信函式两类，其中对二级机构的批复、日常会议或事务性通知，原则上采用信函式文头。二级机构发文主要为正式文头，比照集团样式制作。
（三）统一公文抬头。集团下发的文件，主送机关依照性质分为机关部门、项目办、企业三类，根据具体情形厘定。二级机构上报集团的行政文件，抬头统一为“省港投集团”，报集团党委、纪委、工会等的文件依此类推。
（四）严守格式要求。集团公文字体、行字间距、附注等严格执行《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）。二级机构公文比照集团格式，不得自创。
（五）把握审签流程。严格执行拟稿、部门审核、办公室或综合部门校核、相关人员会签、领导签发的书面审签流程。二级机构发文审签单比照集团“发文稿纸”样式。
（六）提高文稿质量。机关部门、二级机构负责人要切实履行文稿质量把关责任；拟稿人员要摆脱“下一环节会把关”的惯性思维，自我加压，研习《党政机关公文处理条例》和范文，不断提高拟稿水平；集团办公室要加强指导，对文稿失范的要及时指正。
二、规范收文管理
（七）把紧收文入口。集团及二级机构收文员对收到的公文核对无误后方可编号、登记、发起后续办理流程，对问题件应作退文等处理。集团OA系统改版后，机关部门收文工作一律由部门指定的内勤人员参照上述程序收处。
（八）增强办理时效。对所有来文，各环节办理人员应及时办理，避免文件滞留，收文员应主动跟进、催办清理。对紧急件，收文员在发起办理流程的同时应转告牵头办理部门，不能明确牵头办理部门的向相关领导报告。
（九）减少公文转发。对收到的文件，需要机关部门、二级机构知晓、执行或办理的，集团如不新增明确具体的办理要求，原则上不转发，可通过OA系统等转办。
三、规范文档管理
（十）确保资料齐全。每一份发文的文档资料，应包括发文登记、审签单、底稿和印制的成文等。请示件还应有相应的批复。每一份收文的文档资料，应包括收文登记、公文处理标签、来文等。
（十一）妥善安全保管。所有公文资料，一律集中、分类装盒，并按档案管理规定及时归档。不得擅自留存，不得私自销毁。
四、相关要求
（十二）加强组织领导。公文是保证单位运转正常的重要工具，公文管理的好坏、质量的高低，关系工作开展，关涉事业发展，关乎企业形象。各单位、部门务必高度重视，负责人要多抓多问，职能部门和具体工作人员要认真细致、履职担当。
（十三）完善工作机制。各单位要结合实际，建立健全公文管理制度，没有的要抓紧制定，已有的要修改完善。机关部门要指定专人担任内勤，当好部门收文员，并于9月6日前将名单报集团办公室汇总。集团办公室及二级机构综合部门要模范遵守相关制度，抓好制度执行的督查指导，定期对公文管理情况进行检查、通报。
（十四）增进沟通联系。各单位、部门在公文处理实践中，应与集团办公室加强联系，遇问题及时反馈。鼓励横向交流，鼓励组织适当的培训、评比和观摩活动。